Le siège social d’une société représente son adresse légale, et constitue un élément essentiel de son identité. Le choix de l’emplacement du siège social peut avoir des conséquences juridiques, fiscales et administratives. Changer le siège social d’une entreprise n’est pas une décision à prendre à la légère, car elle implique des démarches spécifiques et peut engendrer des coûts. Cet article vous présente les principales étapes pour changer le siège social d’une société, ainsi que les enjeux associés.
Pourquoi changer le siège social d’une société ?
Plusieurs raisons peuvent motiver le changement de siège social d’une entreprise. Parmi celles-ci figurent :
- La nécessité de disposer de locaux plus adaptés aux besoins de l’entreprise (surface, emplacement géographique, etc.) ;
- La volonté de bénéficier d’un environnement fiscal plus favorable ;
- La recherche d’un meilleur accès aux infrastructures et aux partenaires (fournisseurs, clients) ;
- La fusion ou l’acquisition avec une autre entreprise nécessitant une nouvelle organisation administrative.
Dans tous les cas, il convient de bien réfléchir aux avantages et inconvénients du nouvel emplacement envisagé avant de prendre une décision.
Démarches pour changer le siège social d’une société
Modifier les statuts de la société
Le changement de siège social implique une modification des statuts de la société, puisque l’adresse du siège social y est mentionnée. Cette modification requiert une décision des associés ou actionnaires, selon les règles de majorité définies par les statuts. Une assemblée générale extraordinaire (AGE) doit donc être convoquée à cet effet.
Déposer un dossier complet au greffe du tribunal de commerce
Une fois la décision prise et les statuts modifiés, il convient de déposer un dossier complet au greffe du tribunal de commerce compétent pour le nouveau siège social. Ce dossier doit comprendre :
- Un formulaire M2 dûment complété et signé par le représentant légal ;
- Un exemplaire des statuts mis à jour, certifié conforme par le représentant légal ;
- Un procès-verbal (PV) de l’assemblée générale extraordinaire ayant décidé le changement de siège social, certifié conforme par le représentant légal ;
- Le justificatif du nouveau siège social (bail commercial, attestation de domiciliation, etc.) ;
- Le règlement des frais administratifs correspondants.
Publication d’un avis dans un journal d’annonces légales
En parallèle, il est nécessaire de publier un avis annonçant le changement de siège social dans un journal d’annonces légales habilité dans le département du nouvel emplacement. Cette publication doit intervenir dans un délai d’un mois à compter de la décision de l’AGE.
Obtention du Kbis et mise à jour des registres légaux
Le greffe du tribunal de commerce procède ensuite à l’inscription modificative au Registre du commerce et des sociétés (RCS). Une fois cette inscription effectuée, un extrait Kbis mis à jour est délivré. Il convient également de mettre à jour les registres légaux de la société (registre des décisions, registre des mouvements de titres, etc.) en conséquence.
Conséquences du changement de siège social
Le changement de siège social d’une société peut avoir plusieurs conséquences :
- Sur le plan juridique, il entraîne un changement d’appartenance territoriale et donc une nouvelle compétence du tribunal de commerce et des administrations locales ;
- Sur le plan fiscal, il peut occasionner un changement de régime d’imposition ou d’obligations fiscales locales (taxe foncière, taxe sur les bureaux, etc.) ;
- Sur le plan administratif, il implique une mise à jour des documents officiels tels que les factures, devis et contrats comportant l’adresse du siège social.
Il convient donc de bien analyser les conséquences potentielles avant d’envisager un déménagement.
Dans certains cas, il peut être également nécessaire d’informer certains partenaires ou organismes tels que la banque ou l’assureur de la société, ainsi que les clients et fournisseurs pour éviter tout désagrément.
Enfin, il est recommandé de faire appel à un avocat ou un expert-comptable pour vous accompagner dans cette démarche, afin de s’assurer de la conformité des modifications apportées et des documents produits.
Changer le siège social d’une société est une décision importante qui doit être mûrement réfléchie. Les démarches administratives sont nombreuses et nécessitent l’intervention d’un professionnel du droit ou de la comptabilité pour garantir leur réussite. Les conséquences juridiques, fiscales et administratives doivent également être analysées en amont afin d’anticiper au mieux les changements induits par ce déménagement.